Kaufmann/-frau BA

Tätigkeiten

Kaufleute EBA erledigen hauptsächlich allgemeine Büroarbeiten. Sie empfangen Personen an der Rezeption, beantworten Telefonanrufe, kopieren, ordnen und verteilen Dokumente nach den Anweisungen der Vorgesetzten.

Sie üben folgende Tätigkeiten aus:

Empfang

• Personen am Empfang, der sogenannten Rezeption, empfangen
• die Anfragen der Personen beantworten oder sie an die zuständige Stelle weiterleiten
• Telefonate entgegennehmen, Notizen machen, Auskünfte erteilen oder das Gespräch an die richtige Person weiterleiten
• Post am Postschalter aufgeben und abholen
• Post innerhalb des Unternehmens an die entsprechenden Personen verteilen
• Geräte wie Computer und Drucker bedienen
• bei Bedarf zum Beispiel Papier auffüllen oder die Tintenpatronen auswechseln

Sekretariat

• die Arbeiten für den Tag planen und das Wichtigste zuerst erledigen
• Briefe, Formulare, Listen und Tabellen selbstständig am Computer erstellen und bearbeiten
• Protokolle und interne Mitteilungen schreiben
• einfache Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen, das heisst in einer Liste eintragen, wer was bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind
• mithilfe von Checklisten Unterlagen zusammenstellen und bereitlegen, zum Beispiel für Mitarbeitende, Kunden, Lieferantinnen oder Besucher
• Informationen in verschiedenen Programmen und Dokumenten suchen, zum Beispiel im Internet oder Intranet, in Anleitungen, Verzeichnissen, Telefonbüchern oder internen Richtlinien
• Einträge ändern, ergänzen und regelmässig speichern, zum Beispiel eine Adressänderung im internen Telefonbuch vornehmen, und dabei die Richtlinien einhalten
• Dokumente und Daten entsorgen und löschen, wenn die Vorgesetzten den Auftrag dazu erteilen
• dabei den Datenschutz einhalten, damit nicht vertrauliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen können
• beim Führen des Archivs mitarbeiten (In einem Archiv werden alle Dokumente systematisch aufbewahrt.)
• Geräte wie Kopierer oder Drucker bedienen, Fehlermeldungen verstehen und beheben oder das Problem der zuständigen Person melden
• Büromaterial und elektronische Gegenstände am richtigen Ort entsorgen, das heisst dabei auf den Umweltschutz achten

Berufsverhältnisse

Kaufleute EBA arbeiten in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen sowie in öffentlichen und privaten Verwaltungen. Je nach Grösse und Art des Betriebs unterscheiden sich ihre Tätigkeiten. In kleinen Teams erledigen sie viele unterschiedliche Arbeiten. In grossen Abteilungen sind die Arbeiten weniger vielfältig. Kaufleute EBA arbeiten hauptsächlich mit Kaufleuten EFZ zusammen, die einige ihrer Aufgaben kontrollieren. Die Arbeitszeiten sind regelmässig.

Kaufleute EBA können bei guten Leistungen eine verkürzte Lehre zur Kauffrau oder zum Kaufmann EFZ machen.