Kaufmann/-frau FZ Dienstleistung und Administration

Sie führen folgende Tätigkeiten aus:

Korrespondenz und Bestellungen

• Post entgegennehmen, sortieren und an die entsprechenden Mitarbeitenden verteilen
• Postsendungen verschicken
• Briefe, Dateien, Bestellungen und Berichte kontrollieren, ordnen und archivieren
• Dokumente scannen, um sie weiterzuleiten oder elektronisch zu verwalten
• Akten, Berichte, Protokolle oder Korrespondenz anhand von Notizen, Aufzeichnungen oder Diktaten verfassen, die auch in einer Fremdsprache sein können
• Post beantworten, zum Beispiel Informations-, Angebots- oder Stellenanfragen oder Auftragsbestätigungen

Buchhaltung

• Rechnungen prüfen und anschliessend erfassen
• Beträge verbuchen und die Buchhaltung so auf dem aktuellen Stand halten
• Dokumente erstellen, die mit dem Eingang einer Bestellung zusammenhängen, zum Beispiel Rechnungen mit Mehrwertsteuerberechnung und Versandkosten, Lieferscheine oder Zollformulare
• Konten regelmässig überprüfen, das heisst, gezahlte und eingegangene Beträge mithilfe von Buchungsbelegen und Verwaltungssoftware kontrollieren
• Zahlungserinnerungen verschicken und bei Bedarf ein Inkassoverfahren für unbezahlte Rechnungen einleiten, das heisst, ein Unternehmen wird benachrichtigt, wenn jemand seine Rechnung nicht bezahlt

Führung des Sekretariats

• Terminkalender für Sitzungen und Termine verwalten
• Datenbanken wie Kunden-, Bestell- und Lieferantenverzeichnis aktualisieren
• Kundinnen oder Besucher empfangen
• Telefonate entgegennehmen und E-Mails bearbeiten
• Andere Lernende und Praktikantinnen oder Praktikanten begleiten
• Kaufleute EBA anleiten

Die Tätigkeiten von Kaufleuten EFZ variieren je nach Unternehmensgrösse und Branche, zum Beispiel Banken, Versicherungen, Transport oder Administration: Sie können in einem kleinen Betrieb alleine arbeiten und den gesamten administrativen Teil erledigen oder in einem grossen Unternehmen in eine Abteilung integriert sein und sich mit spezifischen Aufgaben befassen. Sie arbeiten hauptsächlich am Computer und ihre Arbeitszeiten sind regelmässig.

Je nach gewählter Branche und Fremdsprachenkenntnissen können Kaufleute EFZ bei ihrer ersten Anstellung unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Nach einigen Jahren Berufserfahrung können sie sich auf einen bestimmten Bereich spezialisieren, z. B. Versicherung, Bankwesen, Finanzberatung, Marketing, Personalwesen, Verkauf und Produktmanagement oder Tourismus. Je nachdem, wie gut sie ein Team leiten können, haben sie auch die Möglichkeit, Führungspositionen zu übernehmen. In diesem Beruf ist Teilzeitarbeit weit verbreitet.

Voraussetzungen

Vorbildung

Anforderungen

Ausbildung