Eventmanager/-in

Eventmanagerinnen und Eventmanager planen und organisieren Kultur- und Sportveranstaltungen, Messen, Firmenanlässe und Ausstellungen. Sie tätigen Recherchen, kontrollieren das Budget und arbeiten eng mit verschiedenen Fachleuten zusammen.

Tätigkeiten

Eventmanager organisieren Sport- und Werbeveranstaltungen, Jubiläen, Kunden- und Mitarbeiteranlässe oder Neulancierungen von Produkten. Sie definieren mit ihren Auftraggebern Inhalte, Standort und Infrastruktur der Veranstaltung. In Zusammenarbeit mit Marketingfachleuten entwerfen sie ein illustriertes Grobkonzept, das auch das Budget, die Terminplanung sowie das inhaltliche Konzept für das Zielpublikum umfasst.

In der Planungsphase analysieren Eventmanagerinnen die Marktsituation und recherchieren spezifische Themen wie zum Beispiel die Topografie des Veranstaltungsgeländes. Nach der Auftragserteilung erstellen sie genaue Anweisungen für alle Präsentationen und den technischen Aufbau. So handeln sie zum Beispiel Verträge mit externen Partnern wie etwa Cateringunternehmen aus. Ausserdem planen sie den Einsatz von Mitarbeitenden und klären Fragen des Urheber- und Veranstaltungsrechts.

Eventmanager organisieren den Auf- und Abbau der Infrastruktur wie zum Beispiel Festzelte und sanitäre Einrichtungen. Sie sorgen dafür, dass bei allen Arbeiten die Vorschriften zur Sicherheit und Unfallverhütung eingehalten werden. Am Tag des Anlasses sind sie vor Ort und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Ausserdem sind sie Ansprechpersonen für die Lieferfirmen und die Kundschaft. Die Arbeit von Eventmanagerinnen erfordert Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Marketing. Die finanzielle und logistische Planung muss mit den Bedingungen des Auftraggebers übereinstimmen. Weiter sind sie für die Einhaltung des Budgets, die Akquisition von Sponsoren und anderen Geldgeberinnen sowie für das Controlling zuständig.

Eventmanagern stehen in regem Kontakt mit Personen aus Marketing, Verkauf, Finanzwesen, Human Resources, Produktion und Geschäftsleitung. Für Medien und Öffentlichkeit verfassen sie Inserate, Werbebriefe, Mitteilungen und Social-Media-Beiträge. Ausserdem nehmen sie an Konferenzen teil und pflegen den Umgang mit Journalisten und Journalistinnen. Nach Abschluss des Events erstellen sie die Abrechnung für die Auftraggebenden, dokumentieren den Anlass und informieren darüber an einer Schlusssitzung.